采购管理不仅仅是企业采购库存的职能领域。采购管理是组织内的一项战略职能。从采购优质产品，到供应商管理和控制成本，再到确保向客户销售正确数量的库存，采购管理系统是以库存为中心的组织成功的关键。

与大多数战略组织流程一样，采购管理影响公司内的所有领域，需要人员、系统、技术和纪律。作为回报，采购管理系统可以成为盈利能力的关键因素。控制商品成本并拥有正确的库存量是实现客户满意度和组织发展的关键因素。

采购管理系统的必要性

采购管理在过去十年中变得更加复杂，未来只会带来更多挑战，使用电子表格和便签管理供应商和采购的日子不再是一种选择。有效的采购不仅仅是寻找供应商和发出采购订单——，它是一个不仅从金钱角度而且通过以最低成本采购最高质量、高需求产品和制造确保这些产品为组织提供巨大价值的过程有库存并可在客户需要时提供给客户。虽然具体的采购和采购活动因公司而异，但大多数实施采购流程的企业都是为了改进预测、确定库存水平、处理和控制采购任务、监控供应商绩效并发现节省机会。

如果没有与库存管理和销售功能集成的先进采购工具，其中许多活动即使不是不可能，也会很困难。通过利用低代码技术，许多流程和程序可以通过警报和活动提醒实现自动化或管理，并提高整个公司的协作和可见性。

采购管理系统的功能

采购管理系统可以满足产品的业务需求，因此在确定采购解决方案所需的功能时，这是一个很好的起点。

预测趋势分析

对于每种产品，必须回答有关需求—— 应订购多少数量以及正确购买需要哪些细节、颜色和质量—— 的问题。将每个产品的这些问题相乘，对于某些企业来说，问题数量可能达到数千个，这可能是一项艰巨的任务。采购管理系统的预测和趋势分析有助于做出更好的购买决策，考虑趋势、季节性、促销和不断变化的营销条件。

成本汇总分析

除了供应商报价之外，还有很多因素需要考虑。了解产品的真实成本或到岸成本对于评估供应商至关重要。此外，跟踪和汇总整个组织支出的采购管理系统可以发现利用供应商批量折扣的机会。

供应商表现管理

通过采购管理系统中的供应商绩效分析获得的见解将有助于更好地规划、改进支出决策和更具成本效益的供应商管理流程。轻松访问完整的供应商历史数据，包括供应商公布的价格、上次支付的成本和交货时间，以进行持续评估和建立新的供应商期望。

多币种转换

随着全球采购的日益普及，以多种货币进行交易的能力是国际采购（和销售）的必备条件。在每个国家/地区开展业务的成本不同，您的采购管理系统解决方案必须支持您的跨国定价策略和多货币翻译。

快速创建订单

当库存水平达到预定的最低数量时，需要提醒负责的采购经理需要重新订购。采购管理系统订单的创建，无论是新订单还是重新订购，都应该快速、轻松，并包括自动审批路由，这有助于减少未经授权的采购。此外，还可以轻松地分别管理寄售订单和特殊订单，从而保持库存水平和预测准确。

使用采购管理系统改善管理的步骤

采购管理系统如何帮助您的企业控制采购活动、节省资金并提高客户满意度？

1.确定支出发生的方式和地点

钱都去哪儿了？无论您的企业规模如何，访问、组织和分析支出数据的能力是成功管理供应链的关键组成部分。通过跟踪和分析支出发生方式和地点的采购管理系统，您将发现节省成本的机会，并更好地了解所购买的产品、所销售的产品以及当前供应商的表现。采购管理系统可以轻松访问供应商或供应商类型信息，例如现有库存的数量和价值、销售数据、销售收入数据、销售成本、周转率等。

2.了解您的供应商并设定供应商期望

制定供应商期望和选择标准时最好的起点之一是回顾。您的供应商过去在您的产品中表现如何？他们多久准时交货一次？他们如何回应你的要求？支付的成本是否会影响供应商的可靠性？如果您当前的供应商确实是最佳选择，采购管理系统可以确定哪些过去的结果可以接受，并制定供应商期望标准来评估未来的供应商。

3.了解真实的产品成本

供应链中可能存在大量费用和开支，例如关税、税金、增值税、政府收费、关税、运费和保险费，当这些费用和开支添加到产品的购买价格中时，可能会产生重大影响更改真实产品成本。采购管理系统允许企业自动或手动捕获这些额外成本，无论这些成本是在收到货物时还是在以后某个时间已知的。

4.做出更好的购买决定

在正确的时间购买正确数量的正确库存，可以保证货架上有需求的产品，并让客户满意。

知道如何做到这一点—— 这可能有点困难。采购管理系统的库存预测和趋势分析工具简化了流程，确保您手头有足够的库存，但又不会太多而无法在销售发生时完成销售——这可能会因趋势和季节性而异。

5.通过识别过时或积压的库存来释放现金

企业最终库存过多或产品无法销售的原因有很多。 —— 由于担心潜在的销售损失而过度购买；从鼓励更大订单的供应商那里获得“交易”；无法预测客户需求或季节性；缺乏或遵守库存控制和库存管理流程。采购管理系统的工具有助于识别过时、滞销和过时的产品，这些产品可以转换为性能更高的库存、重定向到其他业务需求或转换为现金。

6.接收低库存警报

除了销售收入损失和获取客户的成本之外，客户现在还从竞争对手那里购买产品以找到他们想要的东西。而且，如果他们下次购买时打电话给他们而不是您怎么办？采购管理系统的低库存和建议的重新订购条件警报让您知道何时达到预定的库存水平并且应该重新订购更多产品，从而使缺货成为过去。

7.简化采购流程

使用技术简化采购可以节省时间，实施控制以减少超支，并为更具战略性的任务释放资源。从简化请购单、报价请求和采购订单的创建，到自动化路由和审批，再到一键接收货物，采购管理系统可以节省时间并提高整个采购流程的准确性。

8.获得支出控制和政策合规性

您会看到它被称为流氓采购到特立独行的消费，但防止未经授权的采购可以显着减少仓库中过时的库存量并节省资金。采购部门的系统控制使采购订单能够根据预先制定的再订购政策和程序使用首选供应商创建。创建采购订单后，经理可以收到警报，让他们知道采购订单正在等待审核。

9.自动跟踪订单日期

有时，即使是您多年依赖的供应商也难以按时交货。不幸的是，这些延误可能意味着您失去销售和不满意的客户。通过采购，系统会自动跟踪采购订单的预计交货日期，如果未按时收到货件，逾期货件警报将通知您。

10.衡量采购绩效

采购管理是企业盈利和成功的重要因素。保持低成本并确保按时交货与有竞争力的价格和让客户满意的能力直接相关。采购管理系统的仪表板可以将持续的采购绩效监控作为日常业务运营的一部分，确保活动步入正轨且有效。从摘要到详细信息，关键采购绩效指标均可实时获取，提供一目了然的洞察力并实现快速识别和解决问题。

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